Referat fra AGC Bestyrelsesmøde 16/4 2012
1. Formalia: Referent (Siv), fremmøde (Ellen, Mikkel, Siv, Anders og Alexander)og præsentation af dagsorden (Ellen delte print-outs ud)
2. Opfølgning fra Medborgerhuset v. Ellen
a. Leje: Ellen og Siv besøgte Medborgerhuset d. 2. april og fik lejet lokaler et år frem og fik adgang til at leje over nettet, så reservation af lokaler frem over kan ske lettere.
b. Ansvarsområder: Vores ansvarsområder er rengøring i selve lokalerne (ikke køkkenet, badeværelse og gang), lukning, 2 sæt nøgler og at den store skraldepose fjernes.
c. Nøgler og åbning/lukning: Det blev aftalt at et tredje sæt nøgler forsøges indhentet og at alle sæt forsøges fuldendte med nøgler til kiosk og bibliotek. Alexander har generelt mulighed for at åbne fra kl. 15 i maj, hvis det bliver nødvendigt og Ellen foreslog at vi ser på hvem der åbner og lukker og får ordnet et system.
d. Kontakt: Medborgerhuset har modtaget opdaterede kontaktoplysning på alle medlemmer af AGC’s bestyrelse 2012.
3. Diskussion af lokaler og tilbud
a. Muligheder for flere lokaler onsdag? Under besøget d. 2. april afklaredes det endvidere, at der er mulighed for at leje flere lokaler eller for at leje lokaler andre dage gennem nettet, så længe de ikke er reserverede af andre. Det blev aftalt at forsøge at have spilgange fredag koordineret med Tabletop Games.
b. Muligheder for flere dage? Ja. Alle synes umiddelbart at disse muligheder skal udnyttes i det omfang der er interesse og mulighed for.
c. Muligheder for weekendarrangementer? Ja. Se punkt 10.
d. Hvor stort er behovet? Der er tilsyneladende stor interesse fra en del medlemmer, ifølge spørgeskemaer på facebook.
e. Evt. rotation af overskydende spil indtil anden løsning haves? Dette blev ikke diskuteret, men flere spil har mulighed for at køre hos private ind til anden løsning haves.
4. Kontooprettelse ved Jyske Bank
a. Ansvarlig for kontoen – Ellen og Mikkel har fuld økonomisk ansvarlighed, inkl. for kontoen.
b. Fuldmagt underskrives – Referat udprintes og medbringes onsdag til godkendelse og underskrift hos alle på nær Ellen, som underskriver lørdag. I starten af den følgende uge forventes kontoen oprettet.
c. Hvor meget indsættes? Der forventes at være et tilgængelig beløb til veksling etc. På ca. 1000 kr. derudover indsættes alt.
d. Meddelelse om kontingent-betaling over netbank til medlemmer – udsendes så snart kontoen er oprettet.
e. Et CVR nummer bør måske overvejes til klubben, med henblik på adgang til forskellige fonde og tilskud.
5. Bibliotek
a. Ansvarlig – ikke besluttet med undersøgelse blandt menige medlemmer for en frivillig foretages. Ellers tilbyder Alexander at ordne det.
b. System – ordnes når indkøb og en ansvarlig haves
c. Depositum/Bøder – umiddelbart snakker bestyrelsen om et 50 kr. depositum pr. bog, med bøder hvis gentagne tilbageleveringsfrister overskrides. Ordnes når indkøb og en ansvarlig haves
d. Statusopgørelse – ordnes evt. onsdagen før Kristi Himmelfartsdag, men nærmere dato fastlægges.
e. Låneperiode – umiddelbar enighed om at låneperioden vil variere fra basic-bøger til specielle bøger afhængigt af hvor lang tid de normalt vil være nødvendige og hvor ofte andre vil have brug for dem.
f. Stempling af nye bøger – stempel findes, men med gammelt telefonnr.
g. Mangler og indkøb? – Ses på efter Status er opgjort.
6. Kiosk
a. Status – der indkøbes ikke yderligere (ud over fra Tyskland) før sommerferien.
b. Overskud? Kiosken løber rundt, men giver ikke overskud.
c. Kontrol – Der lader ikke til at være større problemer med forsvindende penge længere.
d. Opdatering af prisliste og bedre ophæng af denne? Blev foreløbigt dømt unødvendigt.
7. Magic: Turnering i weekenden d. 26.-27. maj
a. Koordinering med Bruno/Ea – Alexander tager kontakt.
b. Hvad skal arrangeres? – Aleaxander står for kontakt.
c. Reklame? Sandsynligvis ikke muligt i tide, men fotos tages om muligt til arrangementet.
d. Priser/præmier? Mindre turnering efter priser foreslået af Simon er for øjeblikket aftalt.
e. Kiosk adgang eller anden mulighed for snacks/sodavand? Mikkel vil højest sandsynligt være til stede.
8. Arrangement d. 26.-27. maj generelt
a. Hvem er ansvarlig for åbning/lukning? Ikke besluttet, men Mikkel eller andet medlem med nøgler forventes at være til stede.
b. Er det AGC eller bare ekstra? Ikke fuldt afklaret, men det er udenfor bestyrelsens direkte håndtering.
c. Skal der forberedes andre specielle events? Ikke umiddelbart fra bestyrelsens side. Se punkt 10.
d. Ansvarligt bestyrelsesmedlem, hvis det hører under AGC? Evt. Alexander for magic. Meget af bestyrelsen forventer at være til stede.
9. Tabletop Games Silkeborg
a. Salg/foræring af figurspil – Mikkel har kontakt til Henrik og ordner sandsynligvis på onsdag.
b. Kontakt – Mikkel er ansvarlig for kontakten.
c. Evt. samarbejde? Henrik virker umiddelbart interesseret i fælles åbningstider fredag m.m.
10. Månedlige arrangementer
a. Hvor stor interesse? Der lader til at være tilstrækkelig interesse til at begynde at arbejde på arrangementer.
b. Hvad? Forskellige enten årstidsafhængige, event prægede eller tema-events lader til at være mest oplagt. Bestyrelsen er enig om at events skal være specielle og ikke bare ”ekstra åbningstider”
c. Hvor ofte? Foreløbigt er planen måske et enkelt event over sommerferien – hvis muligt, og derefter arrangementer enten hver anden eller hver måned afhængigt af hvordan det kommer til at virke. Bestyrelsen sigter mod månedlige arrangementer.
d. Betaling? Muligvis vil nogle specielle arrangementer kræve ekstra betaling, dog er dette foreløbigt mest magic turneringer.
11. Flere medlemmer
a. Arrangementer for åbent publikum? Arrangementer vil som udgangspunkt være åbne.
b. Rollespils/magic introduktion evt. snak med biblioteket? Der skal planlægges events og laves plakater eller foldere.
c. Genrekruttering af gamle medlemmer (diskussion – liste udarbejdes) – Foreløbigt er dette sat på standby, da der ikke lader til at være for mange og det vil kræve grundigt gennemsyn af gamle medlemslister.
12. Kort: skal referat/regnskaber/noget andet fremlægges på den åbne side for klubben for at gøre bestyrelsesarbejdet mere synligt og gennemskueligt for medlemmer? Hvad kan man ellers gøre for at medlemmer føler at de får mere end et sted at være – Bestyrelsen er enige om at offentliggøre mest muligt af vores arbejde, inkl. Hyppige opdateringer på projekter med interesse for medlemmerne.
13. Lokaler på onsdage hvor fuld reservation ikke var mulig (bl.a. d. 31. okt. hvor vi kun har A 15-18) og gennemgang af kvittering. – Onsdag d. 31. okt. Er foreløbigt det eneste tilfælde hvor et enkelt lokale ikke er tilgængeligt hele aftenen. Magic arrangerer sandsynligvis privat spil den dag.
a. Reservering – hvor ofte? Foreløbigt er det aftalt at lokale gen-reserveres hvert kvartal.
14. Børneattester og erklæring: Siv præsenterede et potentielt problem med et oversyn i en lovmæssig mangel. Bestyrelsen har besluttet hurtigst muligt at få rettet op på dette, så vi har officiel ret til at have medlemmer under 15. (Attesten kræves med eller uden medlemmer under 15.) Se videre på http://www.silkeborgkommune.dk/borger/kultur+og+fritid/foreninger+og+aftenskoler/erkl%c3%a6ring+om+b%c3%b8rneattest
15. Evt.: Ellen havde en række punkter:
a. Mål vedtaget: AGC skal i Sommerferie-aktivitets bog for 2013, evt. sammen med Silkeborg Tabletop Games og Silkeborg Liverollespilsforening. Mikkel er ansvarlig for foreløbig kontakt til Tabletop Games og Ander for foreløbig kontakt til Silkeborg Liverollespilsforening.
b. Mål vedtaget: At skaffe en mobil med taletidskort til at være ”Avalon Telefon”, med kontakttid om onsdagen.
16. Afslutning: Aftalerne blev opsummeret og der blev snakket lidt videre om PFS events m.m. Bestyrelsen afsluttede mødet efter ca. 1½ meget produktive timer og ser frem til et aktivt og godtgørende samarbejde. Forskellige (mere eller mindre humoristiske) afslutningsceremonier blev foreslået. Uden for dagsordnen blev det aftalt af møder så vidt som muligt vil blive afholdt på Silkeborg Seminarium hver måned som planlagt og at kage/andre snacks evt. skal indføres.
I bedes kun indlægge kommentarer der har relevans for dette bestyrelsesmøde eller opfølgning på det.
Mange tak for jeres interesse,
AGC Bestyrelsen
1. Formalia: Referent (Siv), fremmøde (Ellen, Mikkel, Siv, Anders og Alexander)og præsentation af dagsorden (Ellen delte print-outs ud)
2. Opfølgning fra Medborgerhuset v. Ellen
a. Leje: Ellen og Siv besøgte Medborgerhuset d. 2. april og fik lejet lokaler et år frem og fik adgang til at leje over nettet, så reservation af lokaler frem over kan ske lettere.
b. Ansvarsområder: Vores ansvarsområder er rengøring i selve lokalerne (ikke køkkenet, badeværelse og gang), lukning, 2 sæt nøgler og at den store skraldepose fjernes.
c. Nøgler og åbning/lukning: Det blev aftalt at et tredje sæt nøgler forsøges indhentet og at alle sæt forsøges fuldendte med nøgler til kiosk og bibliotek. Alexander har generelt mulighed for at åbne fra kl. 15 i maj, hvis det bliver nødvendigt og Ellen foreslog at vi ser på hvem der åbner og lukker og får ordnet et system.
d. Kontakt: Medborgerhuset har modtaget opdaterede kontaktoplysning på alle medlemmer af AGC’s bestyrelse 2012.
3. Diskussion af lokaler og tilbud
a. Muligheder for flere lokaler onsdag? Under besøget d. 2. april afklaredes det endvidere, at der er mulighed for at leje flere lokaler eller for at leje lokaler andre dage gennem nettet, så længe de ikke er reserverede af andre. Det blev aftalt at forsøge at have spilgange fredag koordineret med Tabletop Games.
b. Muligheder for flere dage? Ja. Alle synes umiddelbart at disse muligheder skal udnyttes i det omfang der er interesse og mulighed for.
c. Muligheder for weekendarrangementer? Ja. Se punkt 10.
d. Hvor stort er behovet? Der er tilsyneladende stor interesse fra en del medlemmer, ifølge spørgeskemaer på facebook.
e. Evt. rotation af overskydende spil indtil anden løsning haves? Dette blev ikke diskuteret, men flere spil har mulighed for at køre hos private ind til anden løsning haves.
4. Kontooprettelse ved Jyske Bank
a. Ansvarlig for kontoen – Ellen og Mikkel har fuld økonomisk ansvarlighed, inkl. for kontoen.
b. Fuldmagt underskrives – Referat udprintes og medbringes onsdag til godkendelse og underskrift hos alle på nær Ellen, som underskriver lørdag. I starten af den følgende uge forventes kontoen oprettet.
c. Hvor meget indsættes? Der forventes at være et tilgængelig beløb til veksling etc. På ca. 1000 kr. derudover indsættes alt.
d. Meddelelse om kontingent-betaling over netbank til medlemmer – udsendes så snart kontoen er oprettet.
e. Et CVR nummer bør måske overvejes til klubben, med henblik på adgang til forskellige fonde og tilskud.
5. Bibliotek
a. Ansvarlig – ikke besluttet med undersøgelse blandt menige medlemmer for en frivillig foretages. Ellers tilbyder Alexander at ordne det.
b. System – ordnes når indkøb og en ansvarlig haves
c. Depositum/Bøder – umiddelbart snakker bestyrelsen om et 50 kr. depositum pr. bog, med bøder hvis gentagne tilbageleveringsfrister overskrides. Ordnes når indkøb og en ansvarlig haves
d. Statusopgørelse – ordnes evt. onsdagen før Kristi Himmelfartsdag, men nærmere dato fastlægges.
e. Låneperiode – umiddelbar enighed om at låneperioden vil variere fra basic-bøger til specielle bøger afhængigt af hvor lang tid de normalt vil være nødvendige og hvor ofte andre vil have brug for dem.
f. Stempling af nye bøger – stempel findes, men med gammelt telefonnr.
g. Mangler og indkøb? – Ses på efter Status er opgjort.
6. Kiosk
a. Status – der indkøbes ikke yderligere (ud over fra Tyskland) før sommerferien.
b. Overskud? Kiosken løber rundt, men giver ikke overskud.
c. Kontrol – Der lader ikke til at være større problemer med forsvindende penge længere.
d. Opdatering af prisliste og bedre ophæng af denne? Blev foreløbigt dømt unødvendigt.
7. Magic: Turnering i weekenden d. 26.-27. maj
a. Koordinering med Bruno/Ea – Alexander tager kontakt.
b. Hvad skal arrangeres? – Aleaxander står for kontakt.
c. Reklame? Sandsynligvis ikke muligt i tide, men fotos tages om muligt til arrangementet.
d. Priser/præmier? Mindre turnering efter priser foreslået af Simon er for øjeblikket aftalt.
e. Kiosk adgang eller anden mulighed for snacks/sodavand? Mikkel vil højest sandsynligt være til stede.
8. Arrangement d. 26.-27. maj generelt
a. Hvem er ansvarlig for åbning/lukning? Ikke besluttet, men Mikkel eller andet medlem med nøgler forventes at være til stede.
b. Er det AGC eller bare ekstra? Ikke fuldt afklaret, men det er udenfor bestyrelsens direkte håndtering.
c. Skal der forberedes andre specielle events? Ikke umiddelbart fra bestyrelsens side. Se punkt 10.
d. Ansvarligt bestyrelsesmedlem, hvis det hører under AGC? Evt. Alexander for magic. Meget af bestyrelsen forventer at være til stede.
9. Tabletop Games Silkeborg
a. Salg/foræring af figurspil – Mikkel har kontakt til Henrik og ordner sandsynligvis på onsdag.
b. Kontakt – Mikkel er ansvarlig for kontakten.
c. Evt. samarbejde? Henrik virker umiddelbart interesseret i fælles åbningstider fredag m.m.
10. Månedlige arrangementer
a. Hvor stor interesse? Der lader til at være tilstrækkelig interesse til at begynde at arbejde på arrangementer.
b. Hvad? Forskellige enten årstidsafhængige, event prægede eller tema-events lader til at være mest oplagt. Bestyrelsen er enig om at events skal være specielle og ikke bare ”ekstra åbningstider”
c. Hvor ofte? Foreløbigt er planen måske et enkelt event over sommerferien – hvis muligt, og derefter arrangementer enten hver anden eller hver måned afhængigt af hvordan det kommer til at virke. Bestyrelsen sigter mod månedlige arrangementer.
d. Betaling? Muligvis vil nogle specielle arrangementer kræve ekstra betaling, dog er dette foreløbigt mest magic turneringer.
11. Flere medlemmer
a. Arrangementer for åbent publikum? Arrangementer vil som udgangspunkt være åbne.
b. Rollespils/magic introduktion evt. snak med biblioteket? Der skal planlægges events og laves plakater eller foldere.
c. Genrekruttering af gamle medlemmer (diskussion – liste udarbejdes) – Foreløbigt er dette sat på standby, da der ikke lader til at være for mange og det vil kræve grundigt gennemsyn af gamle medlemslister.
12. Kort: skal referat/regnskaber/noget andet fremlægges på den åbne side for klubben for at gøre bestyrelsesarbejdet mere synligt og gennemskueligt for medlemmer? Hvad kan man ellers gøre for at medlemmer føler at de får mere end et sted at være – Bestyrelsen er enige om at offentliggøre mest muligt af vores arbejde, inkl. Hyppige opdateringer på projekter med interesse for medlemmerne.
13. Lokaler på onsdage hvor fuld reservation ikke var mulig (bl.a. d. 31. okt. hvor vi kun har A 15-18) og gennemgang af kvittering. – Onsdag d. 31. okt. Er foreløbigt det eneste tilfælde hvor et enkelt lokale ikke er tilgængeligt hele aftenen. Magic arrangerer sandsynligvis privat spil den dag.
a. Reservering – hvor ofte? Foreløbigt er det aftalt at lokale gen-reserveres hvert kvartal.
14. Børneattester og erklæring: Siv præsenterede et potentielt problem med et oversyn i en lovmæssig mangel. Bestyrelsen har besluttet hurtigst muligt at få rettet op på dette, så vi har officiel ret til at have medlemmer under 15. (Attesten kræves med eller uden medlemmer under 15.) Se videre på http://www.silkeborgkommune.dk/borger/kultur+og+fritid/foreninger+og+aftenskoler/erkl%c3%a6ring+om+b%c3%b8rneattest
15. Evt.: Ellen havde en række punkter:
a. Mål vedtaget: AGC skal i Sommerferie-aktivitets bog for 2013, evt. sammen med Silkeborg Tabletop Games og Silkeborg Liverollespilsforening. Mikkel er ansvarlig for foreløbig kontakt til Tabletop Games og Ander for foreløbig kontakt til Silkeborg Liverollespilsforening.
b. Mål vedtaget: At skaffe en mobil med taletidskort til at være ”Avalon Telefon”, med kontakttid om onsdagen.
16. Afslutning: Aftalerne blev opsummeret og der blev snakket lidt videre om PFS events m.m. Bestyrelsen afsluttede mødet efter ca. 1½ meget produktive timer og ser frem til et aktivt og godtgørende samarbejde. Forskellige (mere eller mindre humoristiske) afslutningsceremonier blev foreslået. Uden for dagsordnen blev det aftalt af møder så vidt som muligt vil blive afholdt på Silkeborg Seminarium hver måned som planlagt og at kage/andre snacks evt. skal indføres.
I bedes kun indlægge kommentarer der har relevans for dette bestyrelsesmøde eller opfølgning på det.
Mange tak for jeres interesse,
AGC Bestyrelsen
Sidst rettet af Siv Strandberg Søn 22 Apr - 0:09, rettet 1 gang (Reason for editing : Redigeret på fejlindtastning.)
